Verhaltenskodex und Unternehmensethik von www.tekima.it
1. Vorwort
1.1. Geltungsbereich
Dieses Dokument legt die allgemeinen Richtlinien und Verhaltensregeln fest, die für die gesamte Organisation gelten. Sie haben den Zweck, eine harmonische Beziehung und eine auf Vertrauen basierte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Institutionen und Kontrollbehörden usw. zu schaffen und weiterzuentwickeln. Weiterhin bestimmt dieses Dokument auch die Verpflichtungen und die ethische Verantwortung, die den Angestellten und Mitarbeitern für die Ausführung der Betriebstätigkeiten auferlegt ist.
1.2. Die Mission des Unternehmens
Seit der Gründung von Tekima betreiben wir hohen Aufwand in der Auswahl und der Ausbildung von Humanressourcen, das heißt von Frauen und Männern, die von einem starken Innovationsgeist und dem Wunsch nach kontinuierlicher Verbesserung inspiriert sind. Heute ist die technische und berufliche Ausbildung einer der Bereiche, in denen das Unternehmen einen Großteil seiner Ressourcen investiert; eine kluge Investition, denn sie hat den Zweck, ein motiviertes Team zu gewährleisten.
Tekima ist zunächst eine eng verbundene Gruppe von Menschen, die gemeinsam beschlossen haben, eine große Herausforderung in Angriff zu nehmen: Ein Unternehmen aufzubauen, das in der Branche wettbewerbsfähig sein soll, in dem sie auf ihren Tatendurst, auf ihre eigene Kompetenz und, vor allem, auf ihren eigenen Willen gesetzt haben.
All dies bedeutet, die eigenen Eigenschaften zu kennen, für sich Regeln festzulegen und die eigenen Ideen mit so viel Energie aufzuladen, dass sie zu Aktionen werden können. Dieses bedeutet auch, seine eigene Arbeit mit voller Hingabe auszuüben, tägliche Überprüfung auf Qualität, Effizienz und Effektivität des eigenen Handelns, strenge Maßstäbe bei der Bewertung der eigenen Ergebnisse, die kontinuierliche Suche nach Verbesserung, die Einhaltung der Vereinbarungen und Verpflichtungen und die Transparenz der Beziehungen. Vor allem darf man aber nie vergessen, dass der Kunde und seine Erwartungen unsere tägliche Arbeit bestimmen, da sein Erfolg und der Erfolg seiner Produkte unseren Erfolg generieren.
1.3. Empfänger
Die Bestimmungen dieses Ethikkodex gelten ohne Ausnahmen – im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten – für die Mitglieder der Organe, für die Mitarbeiter und für diejenigen, die im Namen und im Auftrag von Tekima S.r.l. arbeiten und auch für diejenigen, die durch Geschäftsbeziehungen (Vertreter, Berater etc.) mit dem Unternehmen verbunden sind.
Die Einhaltung der in diesem Dokument enthaltenen Regeln und der Leitlinien, die im Unternehmensportal erscheinen, ist ein wesentlicher Bestandteil der vertraglichen Verpflichtungen, die für die Angestellten und Mitarbeiter gelten. Das Personal ist verpflichtet, Dritte über die Pflichten zu informieren, die sich aus diesem Ethikkodex ergeben und, im Rahmen ihrer Funktionen, die volle und bedingungslose Akzeptanz zu fordern.
2. Allgemeine grundsätze
2.1. Humanressourcen
Tekima S.r.l. vertritt die Auffassung, dass die Angestellten und die Mitarbeiter ein wichtiger Faktor für den Erfolg und die Entwicklung des Unternehmens darstellen. Das Management ist hinsichtlich der Arbeitsbeziehungen auf Chancengleichheit ausgerichtet und auf die berufliche und persönliche Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters.
Das Unternehmen hat das Ziel, die körperliche und seelische Unversehrtheit der Mitarbeiter zu bewahren und zu schützen. In diesem Sinne hat es vorbeugende Maßnahmen und Kontrollen ergriffen, die dazu dienen, Sicherheitsbedingungen am Arbeitsplatz zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Das Unternehmen verbietet und bestraft jedes Verhalten von Personen innerhalb der Organisation, das in irgendeiner Weise einen Mitarbeiter bedroht oder ihn zwingt, gegen seine Verpflichtungen, Überzeugungen, Vorbehalte oder gegen die Bestimmungen dieses Ethikkodex zu handeln.
2.2. Fairness, Unparteilichkeit und Integrität
Die Geschäftsführer, das Management, die Angestellten und die Mitarbeiter müssen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben ihr Verhalten nach den Grundsätzen der Fairness und der Unparteilichkeit richten.
Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben müssen die Geschäftsführer, das Management, die Angestellten und die Mitarbeiter nach dem Prinzip der Ehrlichkeit handeln und sorgfältig die gesetzlichen Verpflichtungen und die Anforderungen dieses Kodex beachten. Sie dürfen unter keinen Umständen und aus keinem Grund, auch bei der Verfolgung von Unternehmenszielen, unehrliches Verhalten zeigen.
In Übereinstimmung mit dem Verfassungsgrundsatz der Gleichbehandlung aller Menschen stellt sich das Unternehmen gegen jegliche Art von Diskriminierung aufgrund des Alters, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, des Gesundheitszustandes, der Rasse, der Nationalität oder der politischen oder religiösen Überzeugungen seiner Ansprechpartner.
Das Unternehmen versichert die Einhaltung des Grundsatzes des fairen Wettbewerbs und vermeidet in allen seinen Tätigkeiten jegliches Verhalten, das den Missbrauch einer starken und/oder privilegierten Stellung darstellen könnten.
2.3. Qualität und Effizienz
Das Unternehmen fokussiert seine Tätigkeiten auf die Erreichung von Spitzenleistungen (Benchmarks für Exzellenz) in der Qualität der gelieferten Dienstleistungen und Produkte. Das Unternehmen definiert deshalb seine Ziele auch hinsichtlich der gelieferten Qualität und überprüft sie in regelmäßigen Abständen. Bei der Ausübung ihrer Aktivitäten sind die Geschäftsführer, das Management, die Angestellten und die Mitarbeiter verpflichtet, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Effizienz und – immer unter Berücksichtigung der eingegangen Verpflichtungen – hinsichtlich der gelieferten Qualität zu beachten.
2.4. Verpflichtungen des Personals
Die Mitarbeiter sollen bei der Durchführung ihrer Aufgaben nach Fairness, Ehrlichkeit und Integrität handeln, indem sie die Verpflichtungen aus dem unterschriebenen Vertrag, den geltenden gesetzlichen Vorschriften und den Regeln beachten, die das Unternehmen durch die besonderen Betriebsanweisungen formalisiert hat. Mitarbeiter sind verpflichtet, Situationen vermeiden, die zu potentiellen Interessenkonflikten führen könnten, aus denen sie sich einen unfairen Vorteil verschaffen könnten, oder so zu handeln, dass die berechtigten Interessen anderer verletzt werden könnten. Bei allen Beziehungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens gilt das absolute Verbot für jeden Mitarbeiter und Auftragnehmer, ein ungebührliches oder belästigendes Verhalten zu zeigen. Gemeint ist hiermit die Schaffung einer einschüchternden, feindseligen oder anstößigen Arbeitsumgebung.
2.5. Rauschgifte und Alkohol
Rauschmittel und Alkohol können die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen; sie können nicht nur den Mitarbeiter selbst, sondern auch diejenigen in Gefahr bringen, die mit ihm arbeiten. Das Unternehmen verbietet den Besitz, den Konsum, den Kauf, den Verkauf und den versuchten Verkauf, den Vertrieb und die Herstellung von illegalen Substanzen am Arbeitsplatz, einschließlich Arzneimittel ohne ärztliche Verschreibung, sowie auch den Missbrauch von Alkohol und illegalen Substanzen oder von verschreibungspflichtigen Medikamenten während der Ausübung der Arbeitstätigkeit, sowohl im Haus als auch außer Haus.
Bei Veranstaltungen, die vom Unternehmen oder von einem Kunden gesponsert werden, wird beim Alkoholkonsum ein gesundes Urteilsvermögen voraussetzt. Man sollte auf alkoholische Getränke vollständig verzichten, wenn man noch Auto fahren muss.
Verstöße gegen diese Regeln werden durch Disziplinarmaßnahmen bestraft und können im Extremfall sogar zur Kündigung führen. Da der Gebrauch bestimmter Substanzen illegal ist, können Verstöße gegen die Gesetzesvorschriften auch zum Haftbefehl und zur Strafverfolgung durch die Behörden führen. Soweit dies gesetzlich erlaubt ist, behält sich Tekima das Recht vor, geeignete Untersuchungen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Regeln zu prüfen, einschließlich, jedoch nicht ausschließlich, durch Verwendung von Drogentests und/oder Alkoholtest, die von qualifiziertem medizinischem Fachpersonal durchgeführt werden, und Durchsuchungen am Arbeitsplatz.
3. Genauigkeit der registrierung und informationsmanagement
3.1. Transparenz und Vollständigkeit der Informationen
Die Geschäftsführer, das Management, die Angestellten und die Mitarbeiter sind verpflichtet, genaue, vollständige und transparente Information zu liefern, um sicherzustellen, dass jeder (einschließlich Kunden, Lieferanten etc.) in der Lage ist, korrekte und fundierte Entscheidungen zu treffen. Bei der Definition der Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder bei der Abfassung der Verträge verpflichtet sich das Unternehmen, im guten Glauben zu handeln, mit dem Ziel, zusammen mit der Gegenseite die gegenseitigen Verpflichtungen zu klären, die im Rahmen der ordnungsgemäßen Durchführung des Vertrages entstehen.
3.2. Vertraulichkeit und Schutz von Geschäftsinformationen und Privatsphäre
Den Geschäftsführern, dem Management, den Angestellten und den Mitarbeitern ist es strengstens verboten, privilegierte Informationen oder Daten zu verwenden oder zu verbreiten, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt geworden sind und für das Unternehmen als relevant und vertraulich gelten.
Für alle, die im Namen und Auftrag von Tekima handeln, ist die Verwendung von privilegierten und vertraulichen Informationen verboten, aus denen sie sich einen unfairen Vorteil verschaffen könnten. Das Unternehmen hat alle Organisations- und Managementmaßnahmen gemäß dem Datenschutzgesetz eingeführt und umgesetzt. Es hat besondere Kontrollsysteme eingeführt, die die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten, die während der Ausübung der Tätigkeit verarbeitet und gespeichert werden.
Den Geschäftsführern, dem Management, den Angestellten und den Mitarbeitern ist eine unsachgemäße Verwendung und Weitergabe persönlicher Daten an Dritte strengstens verboten. Die unsachgemäße Verwendung oder Weitergabe von vertraulichen Informationen über Dritte durch einen Mitarbeiter kann für das Unternehmen schädlich sein und Gegenstand eines Gerichtsverfahrens gegen das Unternehmen selbst und/oder den zuständigen Mitarbeiter sein, der verantwortlich für die Indiskretion ist.
Die Geschäftsführer, das Management, die Angestellten und die Mitarbeiter dürfen keinesfalls und in keiner Form Informationen über das Unternehmen, über seine Kunden, Lieferanten und Geschäfspartner an unbefugte Personen weitergeben, sofern sie nicht ausschließlich mit der Geschäfstätigkeit verbunden sind.
4. Nutzung von gesellschaftsvermögen, software- und kommunikationsystemen
4.1. Umgang mit den Vermögensgegenständen des Unternehmens
Das Personal ist verpflichtet, die Vermögensgegenstände und Einrichtungen des Unternehmens, die ihm für betriebliche Zwecke zugewiesen wurden, ordnungsgemäß zu benutzen und Missbrauch und/oder zweckfremde Nutzung jeglicher Art zu vermeiden Es ist allen Mitarbeitern verboten, Dritten die Verwendung der Vermögensgegenstände des Unternehmens zu gewähren, die ihnen zugewiesen wurden. Die Vermögensgegenstände umfassen, einschließlich, jedoch nicht ausschließlich, Folgendes:
– Computersysteme, Geräte und Technologien (einschließlich PCs, Tablets und mobile Geräte);
– Verkehrs- und Transportmittel;
– Geräten und Maschinen für die Bearbeitung und Instandhaltung;
– Telefone, Kopierer, Scanner und Faxgeräte;
– Bücher, Bedienungsanleitungen, Vorschriften;
– Businessplan;
– Produkte, die durch Rechtsvorschriften als geistiges Eigentum geschützt sind, wie z.B. Software-Code, Lizenzen, Ideen, Konzepte, Inhalte und Erfindungen;
– Kundenlisten und Informationen über Kunden, Lieferanten und Distributoren, einschließlich Informationen über Kundensuche oder Trading;
– Büroeinrichtungen;
– Der Name Tekima S.r.l. sowie auch die verschiedenen Marken und Logos.
Die Vermögensgegenstände umfassen auch alle Angebote, Rundschreiben, Notizen, (Preis-)Listen, Daten und die anderen Unterlagen (auf Papier oder in digitaler Form), die im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten hergestellt/ausgestellt werden.
Das Unternehmen erlaubt und genehmigt den persönlichen Gebrauch von Unternehmenskommunikationssystemen oder die Nutzung von persönlichen Kommunikationssystemen nur in außergewöhnlichen Fällen absolut dringender Notwendigkeit und wenn dadurch keine Verletzung der Gesetzesvorschriften entsteht.
4.2. Rückgabe aller Vermögensgegenstände des Unternehmens
Im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder auf Antrag von Tekima S.r.l. ist der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin verpflichtet, alle Vermögensgegenstände des Unternehmens zurückzugeben, die sich in seinem/ihrem Besitz befinden.
4.3. PCs, Tablets und mobile Geräte
Der Personal Computer, der von Mitarbeitern benutzt wird, ist ein Arbeitsinstrument. Jede Person ist für die Nutzung der IT-Geräte verantwortlich, die ihr zugewiesen wurden. Jede Nutzung, die nicht im Zusammenhang mit den Arbeitstätigkeiten steht, kann eine mögliche Ursache von Ausfällen oder Wartungskosten sein und vor allem die Sicherheit gefährden.
Kein Benutzer darf die Hardware- und Softwarekonfiguration ändern, die auf seinem PC vorgenommen wurden. Der PC darf nicht unbeaufsichtigt gelassen werden; er soll daher weggeschlossen und somit vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt werden, im Falle einer längeren Abwesenheit (15 Minuten) von der Arbeitsstelle; die tragbaren Personalcomputer sollten nie unbeaufsichtigt gelassen werden. Auf dem PC dürfen nur und ausschließlich die Informationen gespeichert werden, die für die Ausführung der Arbeitstätigkeit erforderlich oder jedenfalls gesetzlich vorgesehen sind. Es ist ratsam, in regelmäßigen Abständen (mindestens alle sechs Monate), die Archive zu reinigen, indem alle alten oder nicht mehr benötigten Dateien gelöscht werden. Besonderes Augenmerk sollte auf die Datenduplizierung gelegt werden. Eine redundante Speicherung/Archivierung ist strengst zu vermeiden. Das Kopieren und die Vervielfältigung von Computerprogrammen ist gemäß den entsprechenden Gesetzen nicht gestattet. Es ist weiterhin jedem Mitarbeiter verboten, Software auf den Vermögensgegenständen und Einrichtungen des Unternehmens zu verwenden, die dem Mitarbeiter für betriebliche Zwecke zugewiesen wurden, wenn diese Software nicht im Vorfeld von der Gesellschaft genehmigt worden ist. Es ist weiterhin jedem Mitarbeiter verboten, die persönlichen Zugangscodes und Passwörter für die Vermögensgegenstände und Einrichtungen des Unternehmens preiszugeben, die dem Mitarbeiter für betriebliche Zwecke zugewiesen wurden.
4.4. Umgang mit E-Mails
Die Mailbox, die einem Benutzer zugeordnet ist, ist ein Arbeitswerkzeug. Die Personen, denen Mailboxen zugewiesen wurden, sind für deren ordnungsgemäße Verwendung verantwortlich. Im Falle von unbekannten Absendern oder ungewöhnlichen Meldungen, sollte man, um das Risiko eines Virenbefalls zu vermeiden, diese Nachrichten löschen, ohne diese geöffnet zu haben. Im Fall von Nachrichten von bekannten Absendern, die jedoch verdächtige Anhänge enthalten (d.h. Dateien mit Endungen .exe, .scr, .pif, .bat, .cmd), dürfen diese nicht geöffnet werden, stattdessen ist die verantwortliche Person für das Datenverarbeitungssystem zur Überprüfung des Anhangs anzufordern.
Die unkontrollierte Verbreitung von „Kettenbriefen“ (Nachrichten mit kapillarer und vermehrter Verbreitung), die die Effizienz des E-Mail-Systems beschränkt, ist zu verhindern. Möchte man große Anhänge versenden, empfiehlt es sich, komprimierte Formate (*.zip, *rar, *.jpg) zu verwenden. Im Falle eines Dokumentenversandes an eine externe E-Mail-Adresse sollte vorzugsweise ein schreibgeschütztes Format (z.B. *.pdf) verwendet werden. Das Abonnieren von externen „Mailinglisten“ wird ausschließlich aus beruflichen Gründen genehmigt. Zunächst muss allerdings geprüft werden, ob die entsprechende Website zuverlässig ist. Das Postfach muss ordentlich gepflegt werden, und unnötige Dokumente und insbesondere platzraubende Anlagen sollten entfernt sein.
4.5. Internet-Netzwerk
Der Personal Computer, der für das Surfen im Internet freigegeben ist, bildet ein notwendiges Betriebsmittel für die Ausführung der eigenen Arbeit innerhalb des Unternehmens. Das Surfen im Internet aus Gründen, die nicht rein arbeitsbedingt sind, ist strengst verboten. Jedem Benutzer ist verboten, freie Software (Freeware) und Shareware von Internet-Seiten herunterzuladen, sofern dies nicht ausdrücklich durch die verantwortliche Person für das Datenverarbeitungssystem erlaubt wird. Nicht-professionellen Foren oder sozialen Netzwerke beizutreten oder Online-Chats (außer autorisierten) zu nutzen, auch unter Verwendung von Pseudonymen (oder Nicknames), ist verboten. Alle Internet-Zugänge werden chronologisch in bestimmten Protokolldateien (LOG) aufgezeichnet und verfolgt, d.h. gemäß den allgemeinen Normen sowie auch den Mindestsicherheitsmaßnahmen, die in diesem Bereich gültig sind. Die Protokolldateien (LOG) werden strengen Sicherheitsmaßnahmen unterzogen, unter anderem für den Schutz der Privatsphäre.
4.6. Virenschutz
Jeder Benutzer muss Verhaltensregeln beachten, die das Risiko eines Angriffs auf das firmeninterne Computersystem durch Viren oder durch jegliche weitere aggressive Software reduzieren (beispielsweise verdächtige E-Mails und entsprechende Anhänge nicht öffnen, keine unsicheren Webseiten besuchen etc.). Jeder Benutzer ist verpflichtet, das Vorhandensein und die reibungslose Funktionsweise der Antiviren-Software des Unternehmens zu überprüfen. In dem Fall, dass die Antivirus-Software einen Virus feststellt, den sie nicht bereinigen kann, muss der Benutzer sofort jegliche Benutzung unterbrechen und die Sache der verantwortlichen Person für das Datenverarbeitungssystem melden. Jeder (Magnet-)Datenträger (CD-ROM, USB-Flashlaufwerk etc.) außerbetrieblicher Herkunft muss zunächst vom Antivirus-Programm überprüft werden, bevor er verwendet werden darf. Sollte ein Virus von der Antivirus-Software festgestellt, jedoch nicht eliminiert werden, darf der Datenträger nicht verwendet werden.
5. Interessenkonflikte und geschäftsmöglichkeiten
5.1. Werbegeschenke und Präsente
Es ist allen Mitarbeitern verboten, Werbegeschenke, Schenkungen, Präsente oder unentgeltliche Zuwendungen für sich selbst oder für andere Personen von Dritten (Lieferanten, Kunden, Behörden) anzunehmen und/oder zu fordern oder diese Dritten anzubieten mit dem Zweck, einen unlauteren Vorteil zu erhalten. Es lediglich erlaubt, Werbegeschenke oder Präsente von geringem Wert zu erhalten und selbst jemandem zu geben, wenn dies mit den geltenden Normen übereinstimmt und mit dem Handelszweck vereinbar ist und wenn dies nicht das Urteil des Unternehmenspersonals und/oder Dritter bei einem wie auch immer gearteten Entscheidungsvorgang und/oder irgendeiner Tätigkeit der Gesellschaft (Lieferantenauswahl, Einstellungsverfahren etc.) beeinflusst.
5.2. Management der Geschäftsbeziehungen und Qualität der Informationen
Das Unternehmen bietet in der Regel seine Dienste/Produkte jedem ohne Einschränkung, Diskriminierung, Vorbehalt oder Willkür an, der die o.g. Dienste/Produkte anfordert. Es behält sich jedoch das Recht vor, den Ruf und die Zuverlässigkeit des potentiellen Geschäftspartners zu überprüfen und zu bewerten.
In den Geschäftsbeziehungen zu den Kunden verpflichten sich alle Mitarbeiter, ausschließlich nach den Grundsätzen der Fairness, der Ehrlichkeit und des guten Glaubens zu verhalten und etwaige Schwächen oder Nichtwissen der Gegenseite nicht auszunutzen. Das Unternehmen ist verpflichtet, klare, deutliche und umfassende Informationen über die Inhalte, die Lieferungsarten und über die Preise zu geben und ermöglicht es somit dem Kunden, seine eigene auf Informationen beruhende Entscheidung treffen zu können. Das Unternehmen hält in allen Verträgen und in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Gesetze und Vorschriften ein, die in allen Märkten gültig sind, in denen es tätig ist, und es verpflichtet sich, klare, vollständige und leicht verständliche vertragliche Vereinbarungen anzubieten.
Bezüglich der Verwaltung der Informationen, die das Unternehmen von seinen Kunden erhält, versichert das Unternehmen, dass die Bearbeitung und Speicherung in voller Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz und allen anderen geltenden Rechtsvorschriften auf dem Gebiet der elektronischen Kommunikation durchgeführt wird.
5.3. Management von Lieferantenbeziehungen
Das Unternehmen verpflichtet sich, in den Handelsbeziehungen mit allen potenziellen Lieferanten gleichen Zugang und gleiche und unparteiische Behandlung bei den betreffenden Transaktionen zu gewährleisten. Die Bewertung und die Lieferantenauswahl erfolgt durch ein System von Regeln, die das Ziel haben, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Dokumentierbarkeit des Entscheidungsprozesses zu gewährleisten sowie auch qualitativ hochwertige Leistungen, zeitnah und zuverlässig zu erhalten.
Den Mitarbeitern ist keinesfalls und aus keinem Grund erlaubt, irgendeinen Lieferanten mit der Absicht auszuwählen, um ein unlauteren persönlichen finanziellen Vorteil oder auch einen finanziellen Vorteil für das Unternehmen zu erhalten.
6. Disziplinarmassnahmen wegen verstössen gegen den ethikkodex
Die Nichteinhaltung und jede Verletzung der in diesem Ethikkodex enthaltenen Bestimmungen wird mit Disziplinarmassnahmen geahndet, und es muss auch mit einer zivilrechtlichen und strafrechtlichen Verfolgung gerechnet werden.
In schweren Fällen kann die Verletzung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Bei Widersprüchen/Konflikten zwischen dem Inhalt dieses Dokuments und den Gesetzen, den Verordnungen und den komplementär anwendbaren Vorschriften ist die restriktivste Regelung maßgebend.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bei einem Geschäftsführer und/oder bei dem Verwaltungsrat jegliche Art der Verletzung dieses Ethikkodex zu melden.
